Avvikelsehantering är en grundläggande del av det systematiska förbättringsarbetet enligt bland annat ISO 9001, 14001, 45001 och 27001. Trots detta upplever många organisationer att det är svårt att få till ett effektivt och värdeskapande arbete med avvikelser. Här nedan beskriver vi fyra vanliga utmaningar som vi ofta stöter på – och hur de kan bemötas.
1. Otydlig vad en avvikelse är
En av de mest grundläggande utmaningarna är att medarbetare inte vet vad som faktiskt räknas som en avvikelse. När definitionen är vag eller svårbegriplig, blir det svårt att implementera. För att lösa detta behöver organisationen ta fram en tydlig definition, gärna med konkreta exempel från den egna verksamheten. Genom att förankra definitionen i organisationen via utbildning och dialog skapas en gemensam förståelse som gör det lättare att identifiera och rapportera avvikelser.
2. Lågt engagemang i organisationen
Trots att avvikelser inträffar i princip dagligen, rapporteras många aldrig. Det kan bero på rädsla för att bli skuldbelagd, en känsla av att det inte leder till någon förändring, eller helt enkelt tidsbrist. För att öka rapporteringsviljan krävs ett aktivt arbete med att bygga en kultur där avvikelser ses som möjligheter till förbättring snarare än som misslyckanden. Genom att lyfta fram positiva exempel, visa uppskattning för rapportering och säkerställa att det finns möjlighet till anonymitet, kan organisationen skapa trygghet och engagemang kring avvikelsearbetet.
3. Krångliga eller ineffektiva rapporteringsmetoder
Om det är svårt, otillgängligt eller tidskrävande att rapportera en avvikelse, kommer det sannolikt inte att göras. Många system är tekniskt komplicerade, kräver inloggning eller innehåller för många fält. Lösningen är att förenkla rapporteringsprocessen så mycket som möjligt. Använd enkla metoder som är lättillgängliga utifrån vilka redskap som finns tillgängliga så som mobil eller dator, och fokusera på det mest väsentliga: vad hände, varför, och vad kan vi lära oss? Ett enkel och tillgänglig metod sänker tröskeln för rapportering och ökar kvaliteten på det insamlade underlaget
4. Lärdomar tillvaratas inte
En av de mest frustrerande aspekterna av avvikelsehantering är när rapporterade avvikelser inte leder till någon konkret förändring eller återkoppling. När uppföljning saknas och lärdomar inte kommuniceras, minskar tilliten till avvikelseprocessen och engagemanget riskerar att dala. För att undvika detta krävs en tydlig process för analys och återkoppling. Organisationen bör regelbundet sammanställa och kommunicera vilka slutsatser som dragits, vilka åtgärder som vidtagits, vilka förbättringar som gjorts och hur avvikelserna bidragit till utveckling. På så sätt blir avvikelsehanteringen ett levande verktyg för lärande och förbättring.
Avslutningsvis
Ett fungerande avvikelsearbete kräver mer än bara rutiner och formulär. Det handlar om att skapa en kultur där avvikelser ses som en naturlig och värdefull del av det dagliga förbättringsarbetet. När organisationen lyckas med detta blir avvikelsehanteringen inte bara ett ISO-krav att uppfylla – utan en resurs för att driva ständiga förbättringar inom kvalitet-, miljö-, arbetsmiljö- och informationssäkerhetsarbetet framåt.
