Att arbeta med ett systematiskt kvalitetsledningsarbete är något de flesta inom LSS, SoL eller HSL-verksamheter känner till. Vi ska säkra och utveckla kvaliteten i den verksamhet som bedrivs. Vi ska utarbeta och följa rutiner och processer, bedöma risker, genomföra egenkontroller, samt rapportera och hantera avvikelser. Men vad händer sedan?
Från enhetsnivå till helhetsstyrning
Ofta sker kvalitetsarbetet i första linjen – där verksamheten bedrivs. På enhetsnivå utförs egenkontroller, klagomål och synpunkter hanteras, och avvikelser samt förbättringsförslag dokumenteras och utreds. Detta är en viktig grund, men frågan är: hur tar vi arbetet vidare i nästa led? Hur säkrar vi och utvecklar vi kvaliteten genom hela organisationen?
Här blir det ofta mindre tydligt. Föreskriften SOSFS 2011:9 ställer krav på systematik och att involvera medarbetarna, att aggregera uppåt i verksamheten finns inga riktlinjer kring. Det är just detta som gör arbetet svårt – och samtidigt avgörande i många fall.
Varför är aggregering av kvalitetsarbetet så viktigt?
När vi samlar in data från flera enheter uppstår en möjlighet att se mönster och trender:
- Vilka utmaningar återkommer?
- Vilka risker identifieras i olika delar av verksamheten?
- Vilka avvikelser är mest frekventa?
- Hur ser utfallet av egenkontroller ut över tid?
Genom att analysera den aggregerade informationen kan områdesansvariga och ledningen fatta mer träffsäkra beslut. Det handlar om att ställa rätt frågor:
- Vilken information behöver jag för att hantera identifierade risker eller negativa trender?
- Vilka egenkontroller bör införas för att säkra kvaliteten inom mitt område?
Aggregering genom alla led
Det är avgörande att aggregeringen inte stannar vid områdesnivå. Den måste ske genom samtliga led i organisationen – från enhetsnivå, via områdesnivå, till ledningsnivå. Varje nivå behöver:
- Sammanställa och analysera data från föregående nivå
- Identifiera trender och risker
- Omsätta insikterna till styrmedel och förbättringsåtgärder
Det är först när denna kedja fungerar som vi kan agera enhetsövergripande, dela lärdomar och goda exempel, och skapa en organisation som lär och utvecklas.
Nyckeln till framgång
Aggregerat kvalitetsledningsarbete är komplext, men det är också nyckeln till att skapa en robust och lärande organisation. Utmaningen ligger i att bygga strukturer som gör det möjligt att:
- Gör arbetet till en fast återkommande punkt i exempelvis månads eller kvartalsuppföljningar
- Samla in och presentera relevant data
- Analysera och dra slutsatser på varje nivå
- Omsätta insikter till konkreta förbättringsåtgärder genom hela organisationen
Det är först då vi kan säga att vi inte bara arbetar systematiskt – utan strategiskt och aggregerat – med kvalitetsledningsarbetet.
När strukturen för det aggregerade kvalitetsarbetet har skapats och implementerats finns förutsättningarna på plats för effektiva informationsflöden i organisationen och riskhantering i alla led. Resultatet blir en större kontroll över kvalitetsarbetet och ökad rättssäkerhet.
Är du nyfiken på hur ni kan implementera ett aggregerat kvalitetsledningsarbete i just er organisation?
Kontakta oss på Railify idag och ta reda på hur ni kan komma igång med ert aggregerade kvalitetsledningsarbete: Kontakt – Railify
